La herramienta del visitador médico y su gerente
Levantamiento de FESA a partir del Taller 1. Todo está al servicio de una cosa: hacer más potente el día del visitador médico y darle a su gerente la visibilidad para dirigir — qué sabemos hoy, qué nos falta y cómo seguimos.
Este es un documento vivo. Arriba, el plan: lo que ya está levantado, lo que llegará de FESA y lo que aún necesitamos. Debajo, el índice general para entrar a cualquier parte del entendimiento del negocio, la operación, los programas y el campo.
Este documento es la memoria completa del levantamiento de FESA con la metodología Hologram Brain®: el deber ser del Taller 1, las dos entrevistas de campo (Guadalajara y CDMX), el pizarrón gerencial fotografiado y el simulador de objetivos del equipo. Todo apunta a lo mismo: entender cómo y qué necesita el visitador médico para ser mejor cada día. Usa este índice para entrar a cualquier parte — se abre una sección a la vez para leer enfocado, y el botón «← Inicio» te regresa aquí.
El deber ser
17 secciones: resumen, mercado, médico, operación, sistemas y balance.
El visitador y su gerente
El arquetipo central y cómo lo dirige su gerente.
Mercado, directrices y de qué vive FESA
El universo, las tres directrices y las fuentes de venta.
El médico genera la demanda
Cómo se segmenta al médico y por qué le compra a FESA.
El día del visitador e indicadores
La operación de calle y sus KPIs por directriz.
Lo que usa hoy
Sivimed, Salesforce, IQVIA, el ecosistema y los canales.
Levantamiento de campo unificado
Lo más importante de todas las interacciones, en una vista.
Juan Carlos · Guadalajara
Primera validación de calle: cartera, hunting, dolores.
Nicole (CDMX centro) + Marisol
Una visita, 5 grabaciones: ruta, médico, farmacia y agenda.
Pizarrón gerencial · datos
Tablas íntegras de las láminas de Stratos del mes.
Galería de tableros
Las fotos del muro de la gerencia como evidencia.
Objetivos del equipo
Modela llevar a los visitadores medios/bajos a la meta. (PIN 2026)
Guardar todo
Descarga el documento vivo del taller.
Este documento es el levantamiento del Taller 1: lo que entendimos del negocio y de la operación del visitador médico y su gerente, como base para diseñar su herramienta. Aquí está el resumen de lo capturado, qué queremos validar con ustedes y el plan hacia el MVP.
Taller 1 · Hecho
Con los directores: entender el negocio, la industria y el mercado — competencia, puntos de dolor y cómo es un doctor.
Meta · MVP en ~1 mes
Seis talleres para salir a un MVP diseñado sobre las tres directrices, para el visitador y su gerente.
Avance · semana 1 de ~4
Ya arrancamos. Este levantamiento es el punto de partida para validar y diseñar.
El panorama del negocio: la industria y el mercado, las fortalezas y la competencia, los puntos de dolor y cómo funciona el negocio, el perfil del negocio y cómo es un doctor. Sobre esa base, la fuerza de ventas, los indicadores y los sistemas de hoy.
Que la información obtenida y bajada aquí sea fiel a su realidad —números, KPIs, segmentación del médico y el journey— antes de diseñar. Cada taller siguiente valida lo levantado y suma la siguiente pieza.
El próximo taller es el Taller 2 (arquetipos y validación). Ya después, en el paso 3, salimos a piso a ver la operación real y escuchar al equipo. El levantamiento de campo se hace con visitadores de distintos niveles de desempeño y gerentes, en CDMX, Guadalajara y formato online (semana del 13 al 17 de agosto de 2026). Esto es lo que hay que coordinar:
- Compartir este espacio de trabajo digital con el cliente.
- Levantamiento de campo con visitadores (distintos niveles de desempeño) y gerentes — CDMX, Guadalajara y online (13–17 ago).
- El cliente envía una base de ~20 doctores con su tipificación de IQVIA.
- Definir y documentar 3 arquetipos de médico (alto/medio/bajo) sobre datos reales — al 20 ago.
- Materiales de propuesta de valor por arquetipo (guiones, folletos) — al 27 ago.
- Mostrador = ~60% del negocio (85 farmacias, 100% dependiente de la fuerza de ventas) y la mayor rentabilidad de la operación (no Empresas) — confirmado.
- Hoy menos del 55% de la venta de mostrador viene de la red de médicos — es fuga, no techo.
- La meta de venta directa es ≥$50,000 diarios por visitador (no mensuales).
- El censo médico (IQVIA) es "intocable", semestral y sin depuración activa.
- Cumplimiento de metas hoy 70–76%, con meta 80–90%.
- Impacto buscado: +15% en ventas y recompra 49% → 60%.
- Etapa actual: diseño/ideación + validación de campo (se presupuesta el proyecto tecnológico para el próximo año).
La herramienta es, para empezar, de los visitadores médicos y de sus gerentes. No es lo mismo levantar un pedido en una farmacia que sentarse con un oncólogo: el visitador de FESA vive de alta especialidad y razona en términos de terapia, paciente, especialidad y médico; su gerente necesita ver y dirigir a todo su equipo.
Cubre un censo de ~300 médicos, prepara sus contactos del día y ejecuta las tres directrices —mostrador, médicos y empresas—: vende, afilia y da seguimiento.
Ve a sus visitadores, detecta rezagos y clientes críticos, y prioriza por indicadores (visita, venta, cobranza) — sin volverse "analista de Excel".
~60% del negocio · la mayor rentabilidad
- Front de las farmacias: 85 farmacias + botiquines ≈ 100 PDV
- El médico genera la receta que llega al mostrador
- Objetivo principal de FESA y la mayor rentabilidad de la operación
Venta directa + afiliación
- Venta directa al médico
- Programa Salud Preventiva (vacunas, pediatras)
- Recetas como generador de demanda
Vacunas a corporativos
- Campañas de vacunación a corporativos
- Venta a subdistribuidores (solo vacunas)
- Canal acotado — no es el más rentable (esa es Mostrador)
Oncología · Hematología · Reumatología · Neurología · Dermatología · Endocrinología (GLP‑1) · Urología · Gastroenterología · Nefrología · Neumología · Infectología
El corazón del negocio (lista ilustrativa — a completar con el catálogo oficial de FESA). Los tratamientos duran meses: capturar a un paciente es capturar su continuidad de compra.
$1,500 → $150,000
Lo que puede valer un solo tratamiento según la especialidad: desde ~$1,500 en un caso general hasta ~$150,000 en oncología. En casos extremos, como Spinraza (~$2M), un tratamiento cuesta millones (con un proceso de venta de ~1.5 meses). Por eso capturar a un paciente vale tanto.
La ventaja no es el precio (FESA es el benchmark), sino disponibilidad, tiempos de respuesta y cobertura nacional. El grupo nació hace 48 años trayendo oncológicos que no existían en el país.
San Pablo
No está en muchos territorios del país.
Provemedic
Sobre todo con bancos y aseguradoras.
Integramed
Botiquines + administradoras de salud.
Unimedical · Nadro
Nadro es el único en todo el país, pero sin todo el producto.
Lo veo en médicos: le vendo directo (venta directa) y espero recetas. El mismo doctor juega en las dos directrices.
Con Marketing hay que entender el recorrido desde la emisión de la receta en hospitales clave (ABC Santa Fe, Metropolitano, etc.) hasta el mostrador, y garantizar que el mensaje llegue correctamente. El tratamiento dentro del hospital puede costar 2–3× más que fuera — un argumento de venta clave.
La disponibilidad del producto es crítica: los médicos evitan recomendar una farmacia si temen que el paciente no encuentre el medicamento — su reputación está en juego. Asegurar surtido es parte de "blindar" la receta.
Comparten información de sus pacientes. El aliado ideal — ya nos dejan co-gestionar.
Mandan recetas pero no comparten datos del paciente.
Aún no confían en el servicio; la meta es convertirlos con valor real.
El punto de partida de hoy: qué prescribe y dónde. Necesario, pero insuficiente.
Nivel de relacionamiento (alto / medio / bajo) y si comparte pacientes: define cuánto podemos co-gestionar.
Cómo decide y cómo hablarle: por evidencia, por relación o por costo.
Conquistar / Blindar / Mantener / Automatizar — cuánto esfuerzo dedicarle a cada uno.
Recetas y participación por médico: no solo el volumen actual, sino cuánto falta por capturar.
Consolidar etiquetas para saber a quién conquistar y a quién profundizar.
El corazón del levantamiento: el día del visitador de punta a punta. Se divide en front (en campo) y back office (oficina y sistema), sobre el flujo oficial GFQ‑PAN‑001. Haz clic en cada paso y cambia entre la vista del visitador y la del gerente — sin hospitales (ya pasaron a corporativo).
Prepara
Back officeEn la mañana: revisa su agenda, planea la ruta y se integra en la farmacia.
Visita en campo
FrontEl flujo oficial GFQ‑PAN‑001: consultorio, decisiones y Centro de Infusión.
Cierra y reporta
Back officeCierra el pedido, levanta la minuta en Sivimed y reporta al gerente.
Dos protagonistas —el visitador y su gerente— y el elenco con el que trabajan en cada paso.
Ver el diagrama oficial (GFQ-PAN-001)
- Productividad 60% → 80–90%: % de médicos del censo que recetan al menos una vez al mes
- Crecimiento de ventas ~15%
- Afiliación a Salud Preventiva: ≥6 doctores/mes
- Venta directa: ≥$50,000/mes
- Recompra 49% → 60% de afiliados
- Solo venta directa — es el único indicador del canal
- (El canal en sí son campañas de vacunación a corporativos y subdistribuidores de vacuna — ver sección 03.)
El gerente ve a sus visitadores como agrupador: identifica quién está rezagado y qué clientes son críticos, y enfoca al equipo por cuotas de visita, venta directa y cobranza — en vez de "gritos generales". Los parámetros y semáforos se ajustan por territorio según la madurez del mercado.
El gerente carece de scorecards para diagnosticar el problema comercial (correlación entre visitas, cierres y ventas). El feedback es reactivo y se limita a "calibraciones" aisladas, y el cumplimiento de metas se queda en 70–76% cuando la meta es 80–90%.
Paneles de control y scorecards bimestrales que permitan un coaching basado en datos y detectar a tiempo las áreas de oportunidad (p. ej. caídas drásticas de ventas por zona).
- Condiciones preferenciales y crédito
- Ecosistema digital: receta electrónica, CC, FX
- 2 años de programa consolidado
- Requiere contrato + crédito + validación de cédula (receta electrónica)
- Controles regulatorios estrictos
- Automatización a punto de liberar
El planeador/operación de la fuerza de ventas (online + offline): planea rutas y visitas, registra la visita, toma pedidos y reporta. Es administrativo — no es el CRM.
In‑house. RP / PDV con geolocalización.
El CRM que administra clientes y estrategia; el "cerebro" de eficiencia. Sí lo usan hoy.
Mercado y prescripción. Base para rutas, carteras y "bricks" por doctor.
Herramienta que hoy se usa poco. A revisar qué aporta y si tiene sentido dentro del ecosistema destino.
Herramienta de planeación y registro de campo para la fuerza de ventas, en modo online + offline (sincroniza solo al reconectar, así el visitador trabaja aunque no haya señal). Acompaña el ciclo de la visita: planear → visitar → pedir → entregar → reportar. No es el CRM (ese es Salesforce); su función administrativa es la que Hologram busca absorber.
Módulos que FESA tiene activados hoy — levantado con el equipo.
- Sivimed → la planeación y el registro en campo (planeador, no CRM)
- Seus → facturación, cartera y PDV
- Salesforce → el cliente, la estrategia y el CRM (en uso)
- IQVIA → el mercado y la prescripción (bricks por doctor)
El hueco no es de sistemas: Sivimed es administrativo (planea y reporta) y Salesforce guarda la inteligencia, pero al no estar integrados el visitador opera "a ciegas", sin una "Siguiente Mejor Acción" guiada por datos. Le falta una herramienta que lo habilite con la mejor información para saber qué hacer, qué decir y cómo organizar su día. La información existe, pero dispersa.
Así nos plantearon la visión destino del ecosistema comercial: varias fuentes de dato con una capa de inteligencia (Hologram) encima, que baja a la acción del visitador y su gerente. Lo dejamos registrado como lo que el negocio quiere lograr — a validar. Por ahora solo lo levantamos; el cómo se diseña más adelante.
Fuente transaccional: ventas, facturación, cartera, stock, precios y cobranza. (El equivalente a Oracle en Fanasa.)
Clientes, pipeline, tareas/visitas y campañas; estrategia digital (Pamela). Origen de datos y receptor de los outputs de Hologram.
Planeador/operación de campo del visitador hoy (planeación de rutas, registro de visita, pedidos, muestras). El objetivo es reemplazarlo — su función la absorbe Hologram.
Mercado y prescripción; "bricks" por doctor.
La herramienta que une todas las fuentes y entrega la estrategia: correlaciona visita → venta → cobranza, prioriza oportunidades y genera scores, semáforos, recomendaciones e incentivos. Es lo que llega al visitador y al gerente.
Tres capas: datos (Seus + IQVIA) → inteligencia (Salesforce + Hologram) → acción (visitador y gerente).
- Negocio / Dirección comercial — cuotas, incentivos, prioridades
- IT — integraciones y datos
- Centro de contacto — pacientes y +Calidad de Vida
- Marketing — campañas y concursos
- Usuarios — visitadores y gerentes
- Visitador → app Hologram + WhatsApp
- Gerente → tableros + WhatsApp
- Dirección → dashboards e insights
- Campañas a farmacias / pacientes → call center
Interacción diaria con los médicos por WhatsApp; presencial cada ~6 semanas. Es el canal real de la relación.
Se comparte mucha información sensible por ahí. Hay que institucionalizarlo como asistente, con seguridad y política formal (hoy restringido para gerentes).
Canales que usan hoy para hablar con médicos y centros — levantado con el equipo.
FESA vive de alta especialidad; tres directrices (Mostrador, Médicos, Empresas); el médico genera >55% de la venta de mostrador.
300,000 médicos en el país; ~13,500 (5%) de AE que FESA visita; núcleo de 8,500 = 90% de la venta; ciclos de 6 semanas; competencia y moat mapeados.
Jornada del visitador, preparación a 60 días, KPIs por directriz, la vista del gerente (11·44·6) y Salud Preventiva.
El recorrido del RRV de punta a punta —proceso GFQ‑PAN‑001: planea, se integra en farmacia, elige a quién visita, hace la Visita 360, mide prescripción, habilita y cierra la venta (journey ↑).
Hoy el visitador usa Sivimed como planeador de campo (módulos y canales ya levantados) y conviven Salesforce (CRM, en uso), Seus (ERP) e IQVIA. El objetivo: suplir Sivimed, consolidar en Seus y Salesforce enriquecido con IQVIA, y que Hologram unifique todo y entregue la estrategia.
Actualizado tras las visitas de campo (E1 Guadalajara + E2 CDMX + pizarrón). Varias dudas se aclararon; estas son las que siguen abiertas y guían lo que sigue.
Reconciliar los sistemas
Los nombres del nivel dirección (Sivimed planeador, Salesforce CRM, IQVIA) no son los que vimos en la calle (Stratos, Seus, escaneo de recetas, Excel de visitas, CMedic/PEP/CX). Falta empatar qué es qué, quién usa cada uno y si están integrados.
Los reportes y sus orígenes
Cómo se generan de verdad el 80/20, el censo/visitables (N/Y) y el avance por canal: de qué fuente sale cada dato y cómo se concilian las cifras que hoy aparecen distintas entre sistemas. Esperamos los documentos y videos que enviarán Nicole y Marisol.
La segmentación del médico
Vimos el censo con marca N/Y, pero falta la regla exacta: con qué criterios y datos se clasifica y prioriza (productivo / a depurar) y cómo se vuelve accionable un médico "N" sin trabajo manual.
Más zonas, perfiles y focus groups
Validar que los patrones se repiten: otra visita de campo en CDMX, entrevistas con 2 gerentes y 3 visitadores más, y focus groups. No quedarnos con un solo caso.
Atribución de la venta
Cómo se resuelve la venta de hospital/protocolos que sale del centro de distribución y no acredita a la sucursal, y su efecto en cuotas y metas del visitador.
Disponibilidad real y reglas de abasto
Qué tan frecuente es el desabasto (el proceso oficial asume stock), cómo se decide un traspaso y cómo se protege el producto ya comprometido a un paciente. También, si aplica el Centro de Infusión / Fase 2 según el tipo de sucursal.
Esto todavía no es levantamiento: es el espacio de trabajo para el Taller 2. Aquí construimos únicamente el arquetipo del visitador (vendedor). Los arquetipos de médico no se arman en este tablero: se definirán con la base real de ~20 doctores (con su tipificación de IQVIA) que enviará el cliente. Se va guardando para nutrir el documento después de la sesión.
Lo más importante de todo lo que hemos levantado en campo, sin importar de qué interacción salió: entrevistas, la visita completa y el pizarrón. Es el retrato del visitador que iremos enriqueciendo con los focus groups y las entrevistas por venir. El marcador constante señala lo que ya vimos en más de una fuente — la señal más fuerte.
Lo que se repite entre interacciones — donde con más confianza podemos diseñar.
- Front + back: revisa el tablero de gerencia, sale a ruta (día típico ~2 industria + 10 médicos + 1 farmacia) y cierra desde casa (altas, cargar sistema, reportes).
- De 8 h, ~3 son papeleo → ~5 h de visita; a veces sale tarde. Plan mensual, pero ciclo de 6 semanas.
- Cartera de $12–14 M/mes y ~300 médicos (censo 240 en la sucursal CDMX). Meta ~6 altas/mes.
- Hunting dentro de su ruta y con vacunas como gancho; farming con reporte de recompra. Prioriza por comportamiento + potencial; sustituye tras 5–7 visitas sin receta.
- Segmenta por productividad de prescripción y especialidad. La asistente controla el acceso; la relación se construye persona a persona.
- Valora precio, disponibilidad y apoyo al paciente (programas de descuento, entrega). El médico incluso deriva pacientes al visitador para conseguir producto.
- El proceso pasa por la farmacia: el visitador gestiona en conjunto con el gerente de sucursal (Marisol) qué hay, qué falta y a qué médico empujar.
- Abasto = dolor #1: 80/20 semanal (excedentes >90 días), coordinación diaria, riesgo de caducidad y traspasos. Es palanca de credibilidad, no solo logística.
- Convive con varios: Stratos (KPIs), Seus (ERP/mostrador), escaneo de recetas, Excel de visitas, y en calle CMedic/PEP/CX. La info está fragmentada: misma métrica con cifras distintas por sistema.
- La receta escaneada alimenta censo y priorización, pero volver accionable un médico "N" es trabajo manual. (Pendiente: ver a fondo reportes y orígenes cuando lleguen los documentos.)
- Indicadores por directriz, 80/20, negados, fichero, avance de visita. Ya existe la lámina Impacto del Representante FX: efecto del visitador sobre la venta del médico, por nombre.
- Desalineación de cuota: ventas de hospital/protocolos salen del centro de distribución y no se acreditan a la sucursal — distorsiona la lectura del esfuerzo.
Guía para conducir la entrevista de campo (acompañamiento en ruta, entrevista u online). La sesión se graba; esta guía marca qué explorar para capturar la experiencia real de calle del visitador —nuestro cliente final—, no la visión idealizada de los directores. La información se integra después al documento: no se escribe aquí.
- ¿Cómo está tu cartera hoy? Tamaño, especialidades, cómo la heredaste o construiste.
- Hunting: ¿cómo abres cuentas nuevas? ¿Cada cuánto? ¿Qué funciona para que un médico nuevo te reciba y empiece a recetar?
- Farming: ¿cómo haces crecer y fidelizas tu cartera? ¿Cómo subes recompra y frecuencia?
- ¿Cómo te has sentido en el tiempo? Qué ha ido mejor, qué peor, momentos que te marcaron.
- Su día real (front y back office): cómo empieza, preparación, la ruta, el cierre (minuta y reporte).
- Qué usa y cómo: Sivimed (qué módulos y para qué), WhatsApp, otras; qué información maneja y qué le falta.
- La visita: cómo la prepara, a quién elige, qué dice, cómo decide.
- Un doctor que SÍ valora el servicio, ¿cómo se ve? Señales, comportamiento, cómo te trata.
- Un doctor que NO lo valora, ¿cómo se ve?
- ¿Qué valoran de verdad del servicio? ¿Qué les vale (no les importa)?
- Cómo priorizas tu cartera: productivo / a depurar, relación, recetas, potencial.
- ¿Qué te duele? ¿Qué te falta? Dónde operas "a ciegas", qué te quita tiempo.
- Desabasto — el "no hay": ¿cada cuánto un pedido choca con "no hay"? ¿Qué haces? ¿Cómo afecta tu relación con el médico y la receta?
- La fuga de la receta: cómo manejas el viaje hospital → farmacia y la disponibilidad del producto.
- ¿Qué fortalezas debe tener un buen vendedor? ¿Qué hace grande a un visitador?
- ¿Cómo construyes una buena relación con un doctor? Tips concretos.
- Algo que te funcionó y replicaste.
- Algo que intentaste y no funcionó — qué aprendiste.
- Tus propias fortalezas — ¿en qué eres bueno?
- ¿Qué te gustaría? Qué te facilitaría el día, tu herramienta ideal, qué pedirías.
- Relación con tu gerente: cómo te dirige, feedback, metas.
- Frases textuales / notas del consultor.
Primera entrevista de campo consolidada — Guadalajara, 21 de agosto de 2025. Juan Carlos lleva ~4 años en ventas; venía de auxiliar y jefe administrativo (11 años) y de crédito y cobranza. Se considera de buen desempeño. Es la primera validación del "deber ser" contra la realidad de calle.
- Cartera de $12–14 M/mes por zona; 299 médicos en fichero (+ otros fuera con quien también hace negocio).
- Es mezcla: parte heredada, parte construida. Salud Preventiva trae muchas altas de médicos nuevos.
- Prospecta dentro de su propia ruta (mismo piso/torre médica) y de forma oportunista; no hay un momento exclusivo, es parte del día. Meta ~6 altas/mes.
- Salud Preventiva / vacunas = carta de presentación (pediatría, uro, gine); de ahí amplía a medicamentos y referencia de pacientes. Alta: solicitud en Excel → gerente autoriza → carga en sistema.
- "Con el tiempo se vuelve más difícil: baja el universo de prospectos."
- Contacto constante (visita + WhatsApp). Usa un reporte de avance de compras/recompras para ver quién sigue comprando y quién dejó de hacerlo.
- A los que se quedan atrás los recupera con un plan de acción, a partir del reporte del gerente.
- Prioriza por comportamiento + potencial de especialidad. Si tras 5–7 visitas no receta, puede sustituirlo —salvo que la especialidad sea clave para un producto a impulsar.
- Enfoca sus visitas según los indicadores rezagados.
- El que sí valora: relación cercana, te busca para una vacuna/medicamento, te integras a su operación. El que no: cordial pero sin recetas → persistencia.
- Lo que valoran de verdad: el apoyo al paciente (contacto con proveedor, entrega, programas de apego/descuento) — les quita carga operativa. Se construye con servicio + precio competitivo e insistencia.
- Front + back. Llega a farmacia, revisa el tablero de gerencia, sale a ruta. Día típico: 2 industria + 10 médicos + 1 farmacia; cierra desde casa (altas, Salud Preventiva, cargar sistema, reportes de recuperación).
- Hoja de ~200 médicos/mes (~50/sem); organiza la ruta por zonas (Hospital México, Juárez). No cambia el plan por rezago: ajusta el enfoque dentro de cada visita.
- Datos de Stratos. El censo médico muestra quién generó recetas en la farmacia (dentro y fuera del fichero → oportunidades), con impacto y valor por médico.
- Minuta con gerencia: 80/20, negados, fichero, faltantes, inventario, desempeño. Su Stratos propio: presupuesto, avance, KPI, mostrador, subrogadas, venta directa médica, avance de visita/fichero.
- Actitud de servicio, confianza, ser resolutivo, cumplir lo prometido, persistencia. Llegar preparado con propuesta de valor clara.
- Lo que más busca el médico: precio y servicio. Sus fortalezas: planeación, detalle, seguimiento de principio a fin. No le funciona: las visitas de 1–2 minutos.
Una sola visita de campo, un mismo día, con Nicole, visitadora médica de la zona CDMX centro. Es el proceso real de punta a punta: acompañamos su ruta, entramos al consultorio del médico y pasamos por la farmacia —parte central del proceso, donde Marisol (gerente de la sucursal) es clave para ver qué hay, qué falta y cómo se abastece—. Fotografiamos el pizarrón de planeación gerencial (Stratos) justamente para evidenciar cuánto se hace a mano. Lo que sigue está tomado de cinco grabaciones de esa misma visita. El foco no es la cuota de la sucursal: es cómo trabaja el visitador y qué necesita para ser mejor cada día. Nicole y Marisol quedaron en enviarnos documentos y videos del proceso para seguir fortaleciendo el levantamiento.
- La agenda se arma a mano: plan mensual, se marcan los visitables y se organiza por día. Es carga manual pura — se decidió grabar video y armar un reporte para evidenciarlo ante dirección.
- El médico se apoya en Nicole: su asistente (Montse) la contacta para disponibilidad, precio y programas de vacunas (neumococo) y alta especialidad (p. ej. un producto de $9–10 mil). El médico orienta al paciente al mejor precio.
- Su expediente clínico electrónico alerta interacciones y deja modificar recetas, pero el dictado por voz no estructura bien: "funciona como máquina de escribir". Oportunidad para el visitador: llegar sabiendo qué producto tiene programa de descuento en mostrador.
- Su mayor dolor es la agenda rígida en Excel que carga administración cada mes: cualquier cambio (médico no disponible) obliga a editar día y hora a mano. Sueña con un calendario de arrastrar y soltar.
- ~3 h/día en papeleo (10 h/sem) → deja solo ~5 h de visita y lo hace salir hasta las 7:30 pm. Ciclo de visita de 6 semanas, pero plan mensual.
- Información fragmentada: registra visitas en una herramienta, presupuestos en Stratos, y cruza datos de farmacia (Marisol). El mismo tema (vacunas) aparece con cifras distintas según la fuente. Dos reps en la zona; el acceso al médico lo controla la asistente.
- Baja la aplicación de vacunas por la economía del paciente. Dolor visible en piso: filas y espera en la farmacia al surtir.
- El rep busca volverse el proveedor principal de "demos" (vitaminas) — hoy la doctora los compra por otro canal — con el argumento de cercanía y conveniencia.
- Trabajo de relación: agendar a la nueva rep de laboratorio para una vacuna nueva, hablar con el médico titular, coordinar una comida. El vínculo se construye persona a persona.
- Abasto correcto y oportuno es el dolor #1: faltantes/excedentes, riesgo de caducidad, traspasos que se llevan producto ya comprometido. Se revisa el 80/20 semanal (excedentes >90 días) y se ajusta casi a diario con avisos de médicos ("paciente el jueves").
- Reporteo manual y fragmentado: descargar Excel, filtrar, buscar en Google a los médicos marcados "N" (no visitable) para ubicarlos, depurar recetas por valor. Censo de 240 médicos, visita cada 6 sem, solo ~40% da datos confiables para pronóstico.
- Desalineación de cuota: ventas grandes de hospital/protocolos salen del centro de distribución y no se acreditan a la sucursal, que aparece por debajo del presupuesto. Sistemas: Seus (ERP/mostrador), escaneo obligatorio de recetas, subrogación con bancos/aseguradoras.
- Nota de observación clínica: los médicos manejan bloques rígidos ("de 10 a 2") y sobrecitan 2–3 pacientes por franja, sin criterio de priorización claro.
- Genera saturación y esperas impredecibles — el mismo dolor de "filas" que ve el rep en la farmacia, aguas arriba. Idea: triage por complejidad y slots estándar.
- Para el visitador: entender la agenda del médico es entender cuándo y cómo se le puede acompañar sin estorbar.
- El visitador vende poco tiempo y gestiona mucho papel. Cada sistema pide un dato en un formato distinto y nadie ve el todo.
- La confianza del médico se gana resolviendo: precio, disponibilidad y servicio al paciente. El desabasto y la fricción administrativa la erosionan.
- Todo apunta al mismo norte de Hologram: menos operación, más visita de calidad.
Lo más importante que nos dejó el día con Nicole y Marisol, ya sintetizado — el foco puesto en qué necesita el visitador para ser mejor.
+Detalle completo de la visita · todo junto, por temael registro de campo
Agenda y planeación (a mano)
- La agenda se arma por mes; se marcan los visitables y se organiza por día. Administración de ventas carga un Excel rígido: cualquier cambio (médico no disponible) obliga a editar día/hora a mano. Ciclo de visita de 6 semanas, plan mensual.
- Dedica ~3 h/día (10 h/sem) a lo administrativo → ~5 h de visita efectiva; a veces sale hasta las 7:30 pm. Se acordó grabar video y armar un reporte para evidenciar la carga manual ante dirección.
La farmacia y el abasto (con Marisol)
- El proceso incluye pasar por la farmacia; Marisol (gerente) es clave para ver qué hay y qué falta. Abasto correcto y oportuno = dolor #1: faltantes/excedentes, riesgo de caducidad y traspasos que se llevan producto ya comprometido.
- Se revisa el 80/20 semanal (excedentes >90 días) y se ajusta casi a diario con avisos de médicos ("paciente el jueves"). Cuando no hay política de devolución, se emiten avisos a CDMX/nacional para desplazar.
- Equipo de 8 usuarios que rotan computadoras, en espacio prestado. Ventas se cuentan de lunes a viernes.
El médico, el paciente y la relación comercial
- El médico orienta al paciente al mejor precio y ajusta esquemas. Su asistente (Montse) contacta a Nicole por disponibilidad, precio o programas de vacunas (neumococo) y alta especialidad (un producto de $9–10 mil).
- Oportunidad: que el visitador llegue sabiendo qué productos tienen descuento en mostrador. Se busca además ser el proveedor principal de "demos" (vitaminas), hoy comprados por otro canal, y mover vacunas nuevas.
- Dolor en piso: filas y espera del paciente al surtir. La relación se gana con servicio + precio e insistencia; el que solo visita sin resolver no consigue recetas.
Sistemas y datos
- Stratos (presupuestos/KPIs), Seus (ERP/mostrador y "Cierre SAT"), escaneo obligatorio de recetas, censo/visitables (N/Y). La receta escaneada alimenta censo y priorización.
- Información fragmentada: misma métrica con cifras distintas por sistema. Volver accionable un médico "N" exige buscarlo en Google y corregir cédula/CP a mano.
- Desalineación de cuota: ventas de hospital/protocolos salen del centro de distribución y no se acreditan a la sucursal.
La agenda del consultorio (bloque vs. triage)
- Los médicos manejan bloques rígidos ("de 10 a 2") y sobrecitan 2–3 pacientes, sin criterio de priorización. Genera saturación y esperas variables.
- Idea: triage por complejidad + slots estándar (20/40 min), con métricas de espera y ocupación. Entender esto ayuda al visitador a acompañar sin estorbar.
Tareas y próximos pasos (con fecha)
- Marisol envía ejemplo de solicitud de abasto y soportes (80/20, visitables, avance por canal) — 28-ago.
- Solicitar a corporativo specs de Seus, datasets (recetas, cédulas, CP) y reglas de atribución — 30-ago.
- Mapa de procesos (pronóstico médico → surtido → atribución) — 2-sep; diseño de dashboard automatizado — 6-sep.
- Piloto de pronóstico con el 40% de médicos con datos verídicos — inicio 9-sep; propuesta de alineación de cuotas — 12-sep.
- Van a enviarnos documentos y videos del proceso manual para seguir fortaleciendo el levantamiento.
Fotografiamos el tablero completo del punto de venta. Es la versión física del dashboard con el que el gerente dirige y el visitador se orienta cada mañana — y evidencia el trabajo de oficina que se hace en el propio punto de venta (a mano) y cómo la visitadora gestiona en conjunto con la farmacia. Estas son las láminas y sus cifras del mes (sucursal Tlacotalpan, CDMX, 26-ago-2026):
- Presupuesto del mes $29.2 M vs. venta real $18.1 M = 62% a 80.6% del mes. Por segmento: Mostrador, Particulares, Vacunas.
- Contra el año anterior mismos días: −24% total (mostrador −24%, particulares −38%, vacunas +1,143%). Ticket promedio y # de tickets por segmento a la vista.
- Mezcla de venta por familia: Especializados 59%, Generales 34%, Vacunas 4%, Controlados 3%.
- Inventario valuado $22.2 M; ~82% en 0–30 días. Gastos de sucursal con cobertura ~57%. El 80/20 vive aquí.
- Recetas escaneadas por segmento (miles de recetas, varios $M) — la receta escaneada es la materia prima del censo y de la priorización.
- Desempeño por ticket por canal: App FESA, Contact Center, Ecommerce, PDV, Domicilio.
- Médico, especialidad, visitable (N/Y), Rx (kardex/total), venta y % de participación, con ranking 80–20.
- Es la lámina donde el visitador ve quién receta dentro y fuera de su fichero = sus oportunidades.
- Ranking de médicos por representante, con venta total y Rx. En el mes, del orden de 60 médicos, con ~55% en 0 recetas y el resto en 1–5.
- Hace visible, por nombre, el efecto del visitador sobre la venta del médico — el corazón de la tesis de Hologram.
- Reporte de supervisión, minuta semanal de ventas y operaciones, y programación de horarios por puesto (gerente, subgerente, kardex, reparto, asesores de venta).
- Convive con avisos de operación (seguridad, envíos de alto valor) y cultura: el "Muro del Éxito" — "el éxito es la suma de pequeños esfuerzos repetidos".
Nota de resguardo: las 13 fotos del pizarrón contienen nombres de médicos y una receta con datos de paciente; se conservan por separado como evidencia y aquí se integran solo las cifras y la estructura, sin exponer datos personales.
Las fotografías del punto de venta tomadas el 26-ago. No son sólo "el tablero del gerente": muestran el trabajo de oficina que se hace en el punto de venta —en hojas y carpetas— y cómo la visitadora (Nicole) gestiona en conjunto con la farmacia (Marisol): qué hay, qué falta y a qué médico empujar. Toca cualquiera para ampliarla. No se incluye la orden de farmacia fotografiada, porque contiene datos personales de un paciente.
El muro de la gerencia son dos tableros contiguos. Este es el orden físico real de las láminas (así están puestas en la pared):
Y aquí, debajo del layout, el contenido de cada lámina: la transcripción de las cifras íntegras del Pizarrón de Planeación Gerencial al 26-ago-2026 (sucursal Tlacotalpan, CDMX). Es el tablero físico con el que el gerente dirige y el visitador se orienta cada mañana; buena parte de este trabajo administrativo ocurre en el propio punto de venta, a mano. Mes de 31 días, 25 días efectivos, 80.6% del mes transcurrido.
Alcance de ventas por segmento
| Segmento | Presupuesto 2026 | Venta real | % | $ Proyectada | % Proy. | # Tickets | Ticket prom. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Suma total | $29,247,607 | $18,134,454 | 62% | $22,486,723 | 77% | 5,118 | $3,543 |
| B y A (subrogación) | $13,143,926 | $8,225,026 | 63% | $10,199,032 | 78% | 2,416 | $3,404 |
| Mostrador | $6,640,632 | $4,631,654 | 70% | $5,743,251 | 86% | 2,038 | $2,273 |
| Particulares | $8,286,330 | $4,480,305 | 54% | $5,555,579 | 67% | 540 | $8,297 |
| Vacunas | $1,176,718 | $797,468 | 68% | $988,861 | 84% | 127 | $6,279 |
B y A = Bancos y Aseguradoras (subrogación). Fuente: lámina "Alcance de Ventas".
Desempeño real: mes actual vs. año anterior (mismos días)
| Segmento | Venta real 2025 | Venta real 2026 | Variación |
|---|---|---|---|
| Suma total | $24,008,004 | $18,134,454 | (24%) |
| B y A | $11,260,618 | $8,225,026 | (27%) |
| Mostrador | $5,461,709 | $4,631,654 | (15%) |
| Particulares | $7,221,539 | $4,480,305 | (38%) |
| Vacunas | $64,139 | $797,468 | +1,143% |
La caída general (−24%) es la señal que dispara el plan de acción del gerente; vacunas crece desde una base muy baja.
Mezcla de ventas por familia
| Familia | Venta real 2026 | Participación |
|---|---|---|
| Suma total | $18,134,454 | 100% |
| Especializados | $10,685,267 | 59% |
| Generales | $6,170,491 | 34% |
| Vacunas | $712,039 | 4% |
| Controlados | $566,657 | 3% |
| Otros | $0 | 0% |
La sucursal vive de Especializados (59%): coherente con "farmacia especializada frente a hospital".
- Valor del inventario $22,173,372. Por familia: Controlados, Especializados, Generales, Vacunas.
- ~82% del inventario en antigüedad 0–30 días. Gastos de sucursal con cobertura ~57%. Aquí vive el 80/20 (excedentes >90 días).
- Del orden de 2,432 recetas escaneadas por segmento, ~$8.76 M asociados.
- Desempeño por ticket por canal: App FESA, Contact Center, Ecommerce, PDV y Domicilio. La receta escaneada es la materia prima del censo.
- Por médico: especialidad, visitable (N/Y), Rx (kardex/total), venta y % de participación, con ranking 80–20.
- Muestra quién receta dentro y fuera del fichero → oportunidades para el visitador.
- Ranking de médicos por representante, con venta total y Rx. En el mes, del orden de 60 médicos, ~55% en 0 recetas y el resto en 1–5.
- Hace visible, por nombre, el efecto del visitador sobre la venta — la métrica que ya prueba la tesis de Hologram.
Fuente: fotografías del pizarrón gerencial (Anexo B). Las cifras de Alcance, Desempeño y Mezcla se transcriben íntegras del acercamiento; inventario, tickets, censo e impacto se resumen a partir de las láminas legibles.
Descarga aquí un documento con todo lo capturado —secciones validadas, el arquetipo del visitador, los módulos de Sivimed y canales levantados—. Guárdalo después del taller; lo retomamos y actualizamos en la siguiente sesión.